السجلات الإدارية

السجلات الإدارية هي مجموعة غير حالية من الملفات والمستندات التي تنتمي إلى وكالة أو مؤسسة أو شركة. تشمل هذه السجلات جميع البيانات المادية والواقعية والتقنية والعلمية التي يأخذها صاحب العمل أو المسؤول في الاعتبار عند اتخاذ القرار. يتم جمع السجلات أيضًا لأغراض تنظيمية مختلفة.

أنواع السجلات الإدارية

تحتوي السجلات الإدارية على عدة أنواع مختلفة من السجلات ، بما في ذلك:

سجل السياسة

هي سجلات متعلقة بالمنظمات ، مثل الخطط أو الأساليب أو الأساليب أو القواعد المعتمدة من قبل شركة أو مؤسسة لتنفيذ واجباتها ووظائفها ، وتنقسم هذه السجلات إلى ثلاث فئات أساسية:

• الوثائق التنظيمية

الميزانية ، وسجلات تخطيط الميزانية ، والسجلات المالية ، والمخططات التنظيمية والوظيفية.

• إدارة الملفات

ويشمل الكتيبات والتعليمات والأوامر والتفسيرات الصادرة عن الجهات العليا ووثائق مراسلات كبار المسؤولين واللوائح والتعاميم والتعليمات والمذكرات والمنشورات الدورية التي تحدد مسارات العمل ودراسات الموظفين أو التقارير الخاصة بأساليب العمل والأداء.

• ملف التقرير

التقارير السنوية ، التقدم الدوري أو التقارير الموجزة ، التقارير الخاصة أو الإنجازات ، محاضر الاستماع ، محاضر الاجتماعات ، تاريخ المؤسسة.

سجل العملية

إنها سجلات ضرورية لتنفيذ السياسات والإجراءات والعمليات الإدارية. تتضمن هذه السجلات التفويضات أو السجلات الإجرائية أو السجلات التي توفر التوجيه. تشير القيمة التشغيلية إلى الفوائد الموثقة في إدارة أعمال شركة أو مؤسسة.

السجلات والمراسلات المتعلقة بالعمل

 سجلات الموظفين القدامى في الوكالة ، لأن هذه السجلات تضمن الحقوق القانونية ؛ المتعلقة بالتوظيف ، بما في ذلك سجلات الرواتب ، تتضمن سجلات الاتصالات الخطابات والتعاميم والمذكرات والإخطارات.

سجلات محاسبية

وهي سجلات تتعلق بالمعاملات المالية مثل: إيصالات نقدية ، وقسائم إيداع ، وسجلات مبيعات ، وبيانات الدخل ، وقسائم ، وميزانيات عمومية.

السجلات القانونية

هذه هي السجلات التي تفي بالمتطلبات القانونية للمنظمة ؛ من بينها ، يتم الاحتفاظ بالإجراءات القانونية ، ويتضمن العمل الذي يفي بالمتطلبات والإجراءات القانونية أيضًا مستندات مثل النظام الأساسي ، وعقود التأسيس ، واللوائح ، واللوائح الحكومية ، إلخ.

سجل التقدم

السجلات التي توفر معلومات حول تقدم مؤسسة أو قسم تسمى سجلات التقدم. تتضمن هذه السجلات المبيعات والمشتريات والتكاليف والميزانيات والسيولة وما إلى ذلك.

السجلات المالية

سجلات القيمة المالية المتعلقة بالمعاملات المالية للشركات ، والتي قد تشمل الميزانيات وكشوف المرتبات والقسائم والسجلات المحاسبية ، والتي قد تحتاج إلى الاحتفاظ بها بعد استخدامها للأغراض الإدارية الأساسية ؛ تسجيل نفقات الأموال العامة وحساباتها ، للتدقيق الأغراض والمتطلبات.

سجل إلكتروني

هذه هي السجلات التي تم إنشاؤها بالوسائل الإلكترونية ، بما في ذلك رسائل الفاكس ورسائل البريد الإلكتروني ورسائل الإنترنت والرسائل الإلكترونية المرسلة أو المستلمة في سياق إدارة الأعمال.

سجلات متنوعة

السجلات التي لا تغطيها أنواع السجلات المذكورة أعلاه تسمى سجلات متنوعة وتتعلق بالتوسع والتنويع والأنشطة الأخرى للشركة ، لذلك فهي لا تنتمي إلى قائمة محددة.

المراجعين

1. ، تم استرجاعه في 31/1/2022. ^، تم استرجاعه في 31 يناير 2022.
2. ^، تم استرجاعه في 31 يناير 2022.
3. ^، تم استرجاعه في 31 يناير 2022.