كيفية كتابة خطاب رسمي إلى وكالة حكومية

يتم كتابة الخطابات الرسمية للوكالات الحكومية لعدة أسباب ؛ بما في ذلك: لإبلاغ كيان بمشكلة أو موقف ، أو لطلب اجتماع مع مسؤوليه للمناقشة ، أو لطلب المساعدة والدعم ، أو لتقديم شكوى بشأن مسؤول ،يتم تلخيص الرسالة في عدة مراحل وهى كالتالي: 

الإشارة إلى الجهة الحكومية التي تتعلق بها هذه الرسالة

من الضروري معرفة اسم الجهة الحكومية التي تفي باحتياجات مقدم الخطاب الرسمي ، حيث يجب أن تعرف عنوانها الصحيح ، والاسم الكامل لمتلقي الخطاب ، فهذه البيانات هي كيفية تسليم الخطاب إلى الموقع المقصود ، ومعرفة البريد الإلكتروني وجميع معلومات الاتصال.

يبدأ الخطاب رسميًا

يجب أن تُظهر بداية الخطاب درجة من الاحترام للمرسل إليه ، من خلال ذكر اسم المسؤول ومنصبه ، على سبيل المثال استخدام لقب معالي الوزير ، أو السيد السيد. اسم المسؤول ولقبه ، متبوعًا بعنوان المكتب أو الشركة.

اشرح الغرض من الحرف

يجب الإشارة مباشرة إلى الموضوع أو الموضوع الذي يتم إجراء هذا الاتصال بشأنه ، ويجب التعبير عن القلق ، وسبب الاتصال ، ويجب تلخيص الآراء حوله من خلال ذكر كيفية تأثير الموضوع على جانب معين ، من أجل مثال: زيادة الضريبة على البنزين يؤدي إلى التأثير السلبي لحركة المرور على الجمهور ، حيث يتم زيادة أجورهم بسبب الضرائب.

اقتراحات

يمكن اقتراح حلول للمشكلة المذكورة أعلاه ، حيث يساعد ذلك في حل المشكلة وأخذ الخطاب الموجه على محمل الجد ؛ حيث يوضح عملية الطرح ، إلى جانب معالجة فوائد هذا الاقتراح ، وكيف يؤثر تطبيقه على المرسل والمجتمع حالة الآخرين على سبيل المثال: يحتاج التوزيع إلى صاحب متجر الشراء يحظر بيع السجائر لمن تقل أعمارهم عن 15 عامًا.

الرد على الجهات الحكومية ومسؤولياتها.

يجب التأكيد على آمال المرسل لهذه الجهة الحكومية ، ونثني على دورها وقدرتها على إحداث التغيير ، وننتظر أن تأتي بنتائج إيجابية ، مثل: نتمنى منكم بناء على دوركم الكبير في هذا حماية البيئة. والنظر في المقترحات الخاصة بالحفاظ على نظافة إمدادات المياه.

نهاية الحديث

يجب استكمال الخطاب بتوجيه الشكر للجهة الحكومية أو المسؤول المختص وكتابة اسم المرسل وتوقيعه وعنوانه ورقم هاتفه في حالة رغبة الجهة في الرد على رسالته.

تدقيق الكلام وتنسيقه

يجب إعادة قراءة الرسالة بعناية ، والتحقق من لغتها والتأكد من أنها لا تحتوي على أخطاء إملائية أو نحوية ، بالإضافة إلى إجراء بحث متعمق عن أي بيانات مكتوبة ، وتحديده قبل إرسال الخطاب لتلافي الأخطاء.

نموذج رسالة رسمية إلى الهيئات الحكومية

يمكن العثور على الحرف التالي يوضح الخطوات السابقة:

التاريخ: 30/3/2022

الموقع: المدينة ….. الكبرى – محافظة ….. – شارع ….. – قرب دوار المدينة

الموضوع: إمدادات مياه غير كافية لتلبية احتياجات المنطقة

السيد الأستاذ/ …….

تحية طيبة وبعد،،،،،،

باسم كل شعوب المنطقة أكتب إليكم لألفت انتباهكم إلى مشكلة عدم كفاية إمدادات المياه في منطقتنا ، لا سيما في مجالات: … الانزعاج والضيق من السكان.

أذكر الجميع أنه في الماضي كان هناك تدفق قوي للصنابير مما سهل علينا تلبية العديد من احتياجاتنا اليومية ، ولكن اليوم شح المياه والانقطاع المستمر دفعنا والسكان القريبين إلى إعادة ملء الدبابات على نفقتهم الخاصة. نوصي بتوفير طرق الإمداد للمنطقة ، أو إضافة يوم إضافي من الأسبوع لري المنطقة بدلاً من يوم واحد.

آمل بصدق أن تستمر في دعم المنطقة ، والتحقيق في المشكلة ومساعدتنا في حلها.

وتفضلوا سيادتكم بقبول فائق الاحترام والتقدير….

مقدمه…

المراجع

1. ^ JENETTE NAGY ، ، COMMUNITYTOOLBOX ، تم استرجاعه في 30 مارس 2022. تم تحريره.
2. ^ ، SUCCESSCDS ، تم استرداده في 30 آذار (مارس) 2022. تم تحريره.
3. ستيف ميلانو (23 ديسمبر 2020) ، أعمال صغيرة. ، تم استرجاعه في 30 مارس 2022. تم تحريره.